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Management Acte 2: Savoir faire
Les bons réflexes
Sur la technique d’entretien :
Créer un cadre
Par la nature de l’entretien, le cadre de l’entretien de
remotivation est plus important que pour tout autre. Marquez
votre attention et votre empathie en créant un cadre différent
des entretiens habituels. Vous pouvez offrir un café pour créer
une ambiance moins formelle et choisir une salle de réunion
avec une table ronde pour vous placer cote à cote plutôt que
face à face dans votre bureau. Le choix d’un lieur neutre peut
aider votre collaborateur à se sentir en confiance (ni son
bureau, ni le votre). En tout état de cause, la salle sera fermée
et les téléphones coupés. Pour rassurer complètement votre
collaborateur, montrez ostensiblement que vous ne prenez
aucune note. C’est un entretien qui doit rester confidentiel.
Créer une ouverture
Dans certains cas, votre collaborateur s’exprimera
spontanément et c’est lui qui sera à l’origine de l’entretien.
Dans d’autres cas, vous devrez lui faire une ouverture pour
qu’il ose s’exprimer. Vous choisirez des faits précis pour
expliquer votre inquiétude. Exemple : « j’ai noté que tu es
arrivé en retard 3 fois cette semaine, et je constate que ton
bureau est en désordre alors qu’il ne l’est pas d’habitude. Je
m’inquiète naturellement de ce changement. »
Donner le choix
Ne forcez pas la main : laisser le choix à votre collaborateur de
s’exprimer immédiatement, plus tard ou pas du tout. C’est
une question de sensibilité. Poursuivez l’entretien en
ajoutant : « souhaites-tu m’en parler ? ».
Faire silence
Dans des situations de tension, les mots arrivent parfois
difficilement. Ne précipitez pas votre collaborateur et laissez-
le venir à son rythme. N’ayez pas peur des silences : ils jouent
en votre faveur. Si vous vous sentez gêné, sachez que lui aussi
le sera. Il aura tendance à les remplir, donc à parler. Pendant
les silences, restez souriant et ouvert, accueillant. Vous
pouvez faire des signes de tête d’encouragement.
Accepter les déviations
Il est des sujets difficiles à aborder. Dans ce cas, votre
collaborateur commencera peut-être par un sujet connexe, ou
complètement différent qui, à lui seul, ne justifie pas une
démotivation. Laissez-le finir et montrez que vous l’avez bien
écouté. Si vous sentez qu’il n’a pas tout dit, incitez-le à
poursuivre soit en faisant silence à nouveau, soit en lui
demandant de poursuivre. Ayant pu librement parler sur le
premier sujet, il sera plus enclin à s’ouvrir sur le principal
point. Exemple : « y a-t-il autre chose dont tu voudrais me
parler ? »
Sur le fond de l’entretien :
Rassurer
En préambule à l’entretien et en fonction de la situation en
cours d’entretien, rassurez votre collaborateur : tout ce qui
sera dit restera confidentiel. Rien ne sera retenu entre vous
dans la suite de vos relations, et aucune mention ne sera faite
en entretien annuel. C’est l’occasion de parler en toute
franchise, de tous les sujets sans autocensure.
Cadrer professionnel
Le cadrage ne se fait pas en préambule, mais pendant
l’entretien, en fonction des sujets abordés. Refusez les sujets
personnels. S’ils viennent dans la conversation, endiguez-les
au plus vite : amortissez d’abord, puis fermez le débat.
Exemple : « je comprends les difficultés et je saurai en tenir
compte pour t’aider à les surmonter, mais c’est un sujet privé
dont nous ne pouvons pas débattre ici. »
Résister à la tentation
Dans certains cas, il peut arriver que les relations entre le
manager et son collaborateur dépassent le cadre
professionnel et entrent aussi dans un cadre amical. Résistez
cependant à la tentation du manager-thérapeute, ce n’est pas
votre rôle. Dans certains cas même, ce peut être un piège de
la part de votre collaborateur, conscient ou inconscient, qui
vous place en position parent sauveur (lui-même étant enfant
assisté), et qui le décharge de ses responsabilités. Refusez
cette transaction et rétablissez un contrat adulte-adulte.
Provoquer une solution
L’objectif de l’entretien est de trouver une solution à la
démotivation passagère de votre collaborateur. Idéalement,
faites-lui trouver par lui-même des moyens de résoudre ses
difficultés. Il sera d’autant plus convaincu –et motivé– que la
solution viendra de lui. Suggérez, orientez, stimulez,
provoquez chez lui la solution plutôt que de la proposer vous-
même. Lorsque vous l’aurez trouvée, montrez-vous
enthousiaste sur la solution.
Montrer sa confiance
Pour remotiver votre collaborateur, vous devez vous-même
vous montrer motivé : motivé par sa réussite et convaincu de
ses capacités à rebondir. Renouvelez-lui aussi votre confiance.
Passer un contrat
En fin d’entretien, reformulez les solutions envisagées et
demandez à votre collaborateur de s’engager à s’y tenir d’une
part, et revenir motivé d’autre part. En effet, l’entretien doit
aboutir à un contrat moral. Un contrat dans lequel vous avez
convenu des aménagements particuliers, en contrepartie de la
motivation de votre collaborateur : il doit donc remplir sa part
du contrat. Exemple : vous vous engagez à ce que la Direction
confirme par mail que votre collaborateur sera bien chef de
projet. En contrepartie, il devra finaliser immédiatement
l’accord commercial et obtenir un rdv de signature avec le
client.
