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Management Acte 2: Savoir faire
Les étapes de l’entretien de contrôle
0. Préparer
En amont, lorsque vous fixez les objectifs de votre
collaborateur, assortissez-les de critères d’évaluation et
d’outils de mesure objectifs. Définissez le calendrier des
contrôles.
1. Accueillir avec un a priori positif
Valorisez le premier entretien de contrôle et détaillez les
avantages pour votre collaborateur : faire valoir ses réussites,
débloquer des situations, recevoir une aide, se former, obtenir
des moyens, réajuster une mission… Considérez aussi votre
collaborateur avec bienveillance, quels que soient les résultats
connus.
2. Rappeler les objectifs de l’entretien et les critères fixés
L’objectif de l’entretien est de faire un bilan à date et de
trouver ensemble les actions correctrices nécessaires. La liste
des critères et moyens d’évaluation est connue des deux, mais
il peut être utile de la rappeler. De même que les objectifs à
atteindre pour chaque critère (voire des objectifs
intermédiaires éventuellement).
3. Questionner avec des questions ouvertes puis factuelles
« Comment s’est passé… » « Pourquoi as-tu choisi de… »
« combien de… » « quand pourras-tu… ». Pour structurer le
questionnement, vous pouvez choisir de lister chaque critère
en demandant le statut à date, ce qui a bien été fait, ce qui
aurait pu être amélioré et ce que l’on peut encore faire.
4. Synthétiser le bilan pour préparer la conclusion
C’est l’occasion de féliciter et/ou constater des écarts. Pour
chaque écart, impliquez votre collaborateur en lui demandant
ce qu’il compte mettre en œuvre pour progresser sur chaque
point. Il devra l’exprimer en objectifs, délais et moyens.
5. Mettre à jour le plan d’action et conclure positivement
Avec votre collaborateur, corrigez par écrit le plan d’action :
nouvelles priorités, nouveaux objectifs, moyens et délais. Puis
remerciez-le pour son engagement et renouvelez-lui votre
confiance.
La bonne attitude du manager en entretien
Accordez le droit à l’erreur
Toute mission confiée comporte un risque que le manager
doit assumer. Toute erreur est source d’apprentissage pour
votre collaborateur. Et une erreur traitée à temps permet
même parfois d’atteindre un résultat encore meilleur.
Restez centré sur vos objectifs
•
Placez votre collaborateur dans une dynamique de succès
et faites-le réussir sur tous les points.
•
Développez ses compétences et faites-lui acquérir une
expérience complémentaire.
•
Comprenez ses difficultés et aidez-le à trouver des
solutions concrètes et immédiatement applicables.
•
Motivez-le sur cette mission et sur son poste.
Pour cela, vous devez
•
Maintenir un niveau d’exigence élevé, source de
motivation et de satisfaction pour votre collaborateur et
vous-même.
•
Agir sans agressivité, et sans complaisance non plus.
•
Ignorer toute implication affective : proscrire les opinions
et le jugement personnel ; savoir prendre de la distance.
•
Ecouter davantage que vous ne parlez : enquêtez et
creusez avant de donner un retour.
•
Poser des questions courtes, factuelles et les plus ouvertes
possible pour être certain d’obtenir toute l’information.
•
Accorder d’emblée à votre collaborateur le droit à
l’erreur et le lui dire (voire lui répéter) : encouragez-le à
vous faire part de ses difficultés et ses échecs pour les
résoudre ensemble.
•
Consigner par écrit toutes vos conclusions et les partager
avec votre collaborateur : ce sera la base de discussion
pour le prochain entretien de contrôle.
•
Pour chaque entretien, trouver au moins 2 points de
satisfaction (qui justifient des félicitations) et 2 points
d’amélioration (qui justifient un engagement de progrès).
•
Demander à votre collaborateur de renouveler son
engagement dans la mission confiée.
