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Management Acte 2: Savoir faire
Les bons réflexes
Avant l’entretien
: annoncez le contrôle quand la mission est
confiée. Définissez les critères, la fréquence et le mode de
contrôle. La préparation en amont conditionne la réussite du
contrôle.
Pendant l’entretien :
contrôler, c’est aussi :
Centrer
Centrez le contrôle sur les actions en lien direct avec les
objectifs. Tout autre commentaire est superflu et risque de
nuire à l’efficacité du contrôle.
Oser recadrer sur tous les points
Recadrez votre collaborateur sur tous les points, même les
moins importants, sans entraîner de conflit ou de tensions :
voir le chapitre 8 sur l’entretien de recadrage. L’entretien de
contrôle serait incomplet si, par peur des tensions ou par
facilité, les points mineurs étaient écartés. Il faut certes les
hiérarchiser (par ordre d’urgence et d’importance), ce qui
n’empêche pas de les relever de manière exhaustive.
Relativiser
L’entretien porte bien sur une tâche ou une mission, pas sur la
personne. Ne confondez pas entretien de contrôle avec
entretien d’évaluation annuel qui porte sur le collaborateur.
Dans tous vos commentaires, vous veillerez bien à
circonstancier vos propos et les replacer dans leur contexte.
o
Exemple de commentaire sur la personne (à proscrire) :
« je constate que tu n’es pas capable de tenir tes délais » .
o
Exemple de commentaire circonstancié : « tu n’as pas tenu
les délais convenus sur la conception du séminaire ».
Valider ou corriger
L’entretien de contrôle en cours de mission diffère de
l’entretien d’évaluation final qui fait état d’une situation qu’on
ne peut plus changer. L’ensemble de l’entretien a donc deux
objectifs principaux : valider et corriger. Pour chaque critère
d’évaluation, vous devez aboutir à l’un ou à l’autre.
Adapter
Adaptez votre contrôle en fonction de votre collaborateur,
selon qu’il est autonome (espacez les contrôles), stressé
(validez fréquemment les avancées), motivé (partagez votre
expérience), compétent (allez plus loin dans des exigences de
qualité).
Faciliter
L’entretien de contrôle est le moment privilégié pour que le
collaborateur puisse demander de l’aide. Soyez à l’écoute et
participez vous-même à l’avancement du projet. Faites appel à
vos propres compétences, mais aussi à une aide extérieure (un
expert, un collègue, un service externe…).
Objectiver
L’entretien de contrôle doit permettre de dresser un bilan
objectif de la situation : une photographie à date de l’état
d’avancement d’un projet, en cours de projet. Comme une
photographie qui saisit la réalité, avec votre collaborateur,
attachez-vous à des critères objectifs qui reflètent la réalité
(voir les chapitres 1 et 2 sur l’entretien de fixation d’objectifs
et l’entretien de
délégation). Ces critères auront été
précédemment définis. Mais il arrive en cours d’entretien que
l’on s’éloigne de ces critères pour aborder des aspects plus
subjectifs. Veillez toujours à recentrer votre contrôle sur ces
critères.
Exemple de commentaires subjectifs et orientés :
•
« Les devis signés dans mon dos, plus les activités toujours
pas prêtes ».
Exemple de commentaires objectifs et neutres :
•
« Je n’ai pas validé les devis ; tu dois trancher entre 2
activités. Nous avions convenu que les devis et activités
seraient définitivement arrêtés vendredi. J’attends donc ta
recommandation pour jeudi, et je prendrai une décision le
lendemain ».
Féliciter
L’entretien de contrôle est un moment privilégié pour
féliciter : le contrôle ne doit pas être pris comme une sanction,
mais comme l’opportunité de valider la qualité du travail
confié par rapport au cahier des charges défini. C’est
l’occasion pour le collaborateur de montrer ses résultats et de
faire reconnaître ses mérites :
Peut-on féliciter alors que les objectifs ne sont pas atteints ?
Oui, c’est possible. L’objectif est d’encourager le collaborateur
qui a fourni des efforts notables. Dans ce cas, ne fermez pas
les yeux sur les objectifs globaux s’ils ne sont pas atteints,
mais valorisez parallèlement des objectifs intermédiaires ou
des points particuliers atteints avec succès.
Motiver
L’entretien de contrôle est aussi l’opportunité pour vous de
motiver votre collaborateur : par des félicitations (voir supra),
par des perspectives (évolution, prises de responsabilités,
nouveaux dossiers, élargissement d’une délégation) et parce
qu’il témoigne de votre intérêt pour la mission de votre
collaborateur.
Repositionner
C’est l’occasion aussi de repositionner la contribution du
collaborateur : selon ses résultats, vous pourrez décider, en
accord avec votre collaborateur, de revoir son rôle dans la
mission : élargir la mission et les responsabilités, ou au
contraire réduire l’intervention pour se concentrer sur un
point du dossier. Vous pouvez aussi imaginer de revoir les
moyens accordés : aider le collaborateur, lui proposer de
travailler en binôme avec ses pairs ou avec un expert, lui
adjoindre une assistance, lui proposer une formation, un
coaching…
Renforcer les compétences
Le contrôle est un moyen complémentaire de tirer le
collaborateur vers le haut : c’est un apprentissage par l’action,
à mi chemin entre formation et coaching. Gardez présent à
l’esprit en permanence que vous avez pour mission de
développer les compétences de vos collaborateurs. Profitez de
l’entretien de contrôle pour les renforcer et les ancrer
durablement.
